Die Teamleitung nimmt euch mit: Behind the Scenes bei Guardian Gamers III

Die letzten zwei Wochen waren für unser Team die heiße Phase von Guardian Gamers III. Heute, am 30. Juli 2022, um 17 Uhr, startet unser Stream auf dem Twitch-Kanal der Hochschule Mittweida. Wir wollen einen Einblick geben, was die einzelnen Teams in letzter Zeit zu tun hatten. Die Teamleitung von Event, Design, Finance und Social Media sowie unser Projektleiter berichten.

Conrad – Teamleitung Event

Conrad, Teamleitung Event

„In den letzten Tagen vor dem Event gibt es bei uns im Team noch viel zu tun. Mit unseren Gästen finden letzte Absprachen, zum Beispiel zur Anreise, statt. Um den Ablaufplan zu erstellen, kommunizieren wir mit der Technikcrew. Zudem kümmern wir uns darum, dass alle notwendigen Materialien da sind. Einigen Spielen müssen wir noch den letzten Schliff verpassen.

Aus all diesen Informationen schreibe ich die Disposition (ebenfalls eine Art Ablaufplan), damit jeder weiß, was beim Event und an den Tagen zuvor zu erledigen ist. Und damit alle gut gesättigt sind, planen wir zudem Catering für die Gäste und unsere Crew.

An den letzten Tagen vor unserem Event finden Ablaufproben mit den Kameraleuten und der kompletten Technikcrew statt. Schließlich werden wir unsere Gäste in Empfang nehmen. Währenddessen ist es unsere Aufgabe, ständig den Überblick zu behalten, wer wann was macht und wer für welche Positionen eingesetzt ist.

Nach dem Stream organisieren wir zusätzlich noch eine Aftershowparty für das komplette Team und unsere Gäste.“

Max – Teamleitung Finance & Sponsoring

Max, Teamleitung Finance & Sponsoring

„Bei Finance und Sponsoring gibt es, wie der Titel schon vermuten lässt, zwei ineinander überlaufende Teilbereiche. Als erstes natürlich der Finance-Teil: Hier geht es darum, im Voraus die Kosten realistisch zu planen. Wir holen uns Angebote ein und verwalten dann das Geld.

Doch wo kommt das Geld zum Verwalten her? Da kommen wir dann auch schon zu dem Sponsoring-Teil. Damit starteten wir, nachdem die ersten Kosten kalkuliert wurden. Als wir genau vor Augen hatten, welche Kosten entstehen, ging es für uns auf Sponsorensuche. Wir sind dabei nicht nur für die Suche und Akquise passender Sponsoren zuständig, sondern auch für die Kontaktaufnahme und vor allem Pflege des Kontakts während des Projektzeitraums.“

So sieht zum Beispiel der Arbeitsplatz einiger unserer Techniker bei GG III aus.

Linda – Teamleitung Social Media

Linda, Teamleitung Social Media

„Schon zwei Wochen vor dem Event startete auch für uns die heiße Phase, denn in dieser Zeit gibt es das meiste für Social Media zu tun. Am wichtigsten ist es, den Überblick nicht zu verlieren. Dazu gehört, den Content Plan auswendig zu kennen und alles ganz genau im Blick zu haben.

Mein Team und ich schreiben und überarbeiten Texte ohne Ende. Im Endeffekt stecken wir überall da, wo es Texte gibt, dahinter. Ein ständiger Austausch mit allen Bereichen des Events ist notwendig, um immer alle Informationen parat zu haben. Am meisten tauschen wir uns mit Team Design aus, um Grafiken zu entwickeln.

Es gibt bei GG III viele Plattformen, die bespielt werden müssen: vor allem verschiedene Social-Media-Kanäle (Instagram, Twitter, LinkedIn, Discord, WhatsApp…). Auch die lokale Presse haben wir informiert. Jeder Kanal braucht dabei verschiedene Inhalte und Formulierungen. Je mehr wir auf das Event zugehen, umso mehr Kontakt haben wir auch zu Außenkommunikationsstellen, wie der Hochschulkommunikation, Online-Magazinen und Discord-Servern.

Kommunikation heißt nicht nur, Beiträge zu posten, sondern auch auf Nachrichten zu reagieren.  Außerdem haben wir das erste Mal richtig auf Social Media Werbung für unser Event geschaltet. Weitere Aufgaben unseres Teams sind, Chat-Bot-Commands für den Twitch-Chat im Livestream vorzubereiten und bereits Posts für nach dem Event zu planen.“

Julia – Teamleitung Design

Julia, Teamleitung Design

„Für uns beginnt circa zwei Wochen vor dem Event eine aufregende Phase. Wir haben viel Arbeit damit, Grafiken für Social Media zu erstellen. Das Design der Printprodukte muss bald fertig werden, das Stream-Layout muss erstellt werden. Hier und da gibt es manchmal kleine Probleme, die uns aber nicht aufhalten.

Weitere Aufgaben unseres Teams sind:

• T-Shirts für Crew, Gäste und Moderatoren bedrucken lassen
• Grafiken für den Stream, wie zum Beispiel kleine Icons und Grafiken für die Spiele erstellen
• Grafiken für die Website basteln
• Pokal und Medaillen für die Siegerehrung im Kevin-Look erstellen – lasst euch überraschen!

Die Printprodukte sind inzwischen fertig, so konnten Plakate und Flyer verteilt werden. Die Karten für die Moderatoren wurden in der Hochschuldruckerei der Hochschule Mittweida gefertigt. Nicht zuletzt müssen wir Grafiken für einen Werbepost sowie die Ankündigung unserer Sponsoren und Gäste designen.“

Linda, als Teamleitung von Social Media, zeigt uns die Aufbauarbeiten. Hier werden unsere Gäste morgen Platz nehmen!

David – Projektleitung

David, Projektleitung von GG III

„Als Projektleitung achte ich vor allem darauf, dass wir und das Projekt im Zeitplan liegen. Es ist meine Verantwortung, für spontan auftretende Probleme individuelle Lösungen zu finden. Idealerweise kann ich mögliche Konflikte, schon bevor sie auftreten, finden und beseitigen.

Um gemeinsam am Projekt zu arbeiten, organisiere ich Meetings, manchmal nur mit den Technikverantwortlichen, mit den Teamleitungen (Heads) oder mit der gesamten Gruppe. Besonders intensiven Austausch pflege ich dabei mit unseren Teamleitungen, insbesondere Conrad als Teamleitung Event.

Zusätzlich kontrolliere ich, dass Aufgaben verteilt und in unserem Projektplanungstool Asana gepflegt werden. Häufig muss ich dazu dann auch Rücksprache halten und den Stand der Dinge aktiv abfragen. Ich überprüfe, ob die Absprachen mit den verschiedenen Beteiligten eingehalten werden.

Mein Ziel ist es, dafür zu sorgen, dass die Vorgaben des Projektauftraggebers eingehalten und umgesetzt werden. Schließlich wollen wir gemeinsam unser Projekt zu einem erfolgreichen Ende führen. Dazu gehört auch, dass es nach dem Eventtag noch weiter geht…“

Elisa – Autorin der Beiträge

„Zuletzt kann auch ich als Autorin dieser Beiträge noch ein paar Worte verlieren. Als Teil des Social Media Teams hatte ich die Aufgabe, die Erstellung unserer Guardian Gamers Website voranzutreiben. Zudem war es meine Aufgabe, alle aktuellen Beiträge zu planen, mir Informationen vom Team einzuholen und schließlich aufzubereiten.

Es reicht dabei nicht, einfach einen Text zu schreiben. Ich überlege mir, welche Bilder und Grafiken ich einbauen kann. Diese werden dann vom Team Design erstellt. Damit ein Blogbeitrag sich gut liest und von der Suchmaschine auch gefunden wird, betreibe ich noch etwas Suchmaschinenoptimierung (aka SEO).

Wenn ich zufrieden bin, schicke ich den Beitrag zur Freigabe und stimme noch letzte Anpassungen ab. Und dann könnt Ihr den Text hier lesen!“

Teamleitung und Teammitglieder von GG III vor dem Zentrum für Medien und Soziale Arbeit der Hochschule Mittweida.

Ihr wollt sehen, was das Ergebnis unserer Arbeit der letzten Monate ist? Dann schaltet unbedingt am 30. Juli, 17 Uhr auf Twitch ein. Wir freuen uns, wenn ihr den guten Zweck mit einer Spende unterstützt!